Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

idoneo GmbH
Am Wüstenknapp 19
44534 Lünen
E-Mail: info@idoneo.de

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt; die gesetzlichen Voraussetzungen dafür liegen bei uns nicht vor. Ihre Anliegen richten Sie bitte an die oben genannte Adresse.

2. Überblick über die Datenverarbeitung

idoneo Brain ist ein persönliches Wissens-Gedächtnis. Sie speichern darin Notizen, Gedanken und Dateien — per Web-Oberfläche, per E-Mail an Ihre persönliche Ingest-Adresse, über die Teilen-Funktion Ihres Geräts oder über verbundene KI-Werkzeuge. Das System ordnet diese Inhalte automatisch ein und beantwortet später Ihre Fragen dazu.

Ihre Inhalte werden in der Europäischen Union gespeichert und verarbeitet (AWS-Region eu-central-1, Frankfurt am Main) und dort mit einem Schlüssel verschlüsselt, der ausschließlich Ihrem Konto zugeordnet ist (Abschnitt 9). Zwei eng begrenzte Verarbeitungen finden außerhalb der EU statt — die Websuche und die Auflösung von Ortsangaben. Dazu kommt, nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung, die Analyse einer KI-Antwort, die Sie gemeldet haben. Alle drei sind in Abschnitt 7 einzeln beschrieben.

Für die Verarbeitung Ihrer Kontodaten sind wir Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Nutzen Sie idoneo Brain beruflich und speichern dabei personenbezogene Daten Dritter (etwa Kunden- oder Mandantendaten), sind Sie dafür der Verantwortliche und wir Ihr Auftragsverarbeiter — dafür schließen wir mit Ihnen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Abschnitt 8).

3. Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung: Bereitstellung des Dienstes, Konto, Abrechnung
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung: Übermittlung Ihres Standorts an den Chat, Zustimmung zu einem vorzeitigen Leistungsbeginn, Infos und Updates per Mail (Abschnitt 4.7), Meldung einer KI-Antwort (Abschnitt 11)
• Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO — ausdrückliche Einwilligung: Übermittlung gemeldeter KI-Antworten an Anthropic in die USA (Abschnitt 7)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — Rechtliche Verpflichtung: handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Berechtigtes Interesse: Systemsicherheit, Missbrauchsabwehr, Fehlerbehebung

4. Welche Daten wir verarbeiten

4.1 Konto- und Vertragsdaten

• E-Mail-Adresse (für Anmeldung, Systemnachrichten und Rechnungen)
• Passwort — gespeichert und geprüft von Amazon Cognito; für uns technisch nicht einsehbar
• Einladungscode, mit dem Sie sich registriert haben
• Eine aus Ihrer E-Mail-Adresse abgeleitete Kennung („Slug"), die Ihre persönliche Ingest-Adresse <kennung>@mail.brain.idoneo.de bildet
• Zustimmungen zu AGB und dieser Datenschutzerklärung mit Zeitpunkt und Fassung
• Vertrags- und Zahlungsdaten, sobald Sie ein kostenpflichtiges Abonnement abschließen

4.2 Ihre Inhalte

Was Sie in Ihrem Brain speichern, bestimmen ausschließlich Sie. Technisch verarbeiten wir:

• Notizen mit Titel, Volltext, Zusammenfassung, Kategorien und Verknüpfungen
• Eingänge in der Review-Queue, solange Sie sie noch nicht bestätigt haben
• Chat-Verläufe mit dem Brain, einschließlich Ihrer Fragen und der Antworten
• Anhänge: Bilder, Videos, Dokumente sowie daraus gewonnene Texte und Transkripte
• E-Mails, die Sie an Ihre Ingest-Adresse senden, einschließlich Absender, Betreff und Anhängen
• Optionale Ortsangaben zu Notizen und Chat-Nachrichten (siehe 4.4)

Für die zu Ihren Inhalten berechneten Vektordarstellungen („Embeddings"), die die semantische Suche ermöglichen, gilt dasselbe wie für die Inhalte selbst.

4.3 Zugriff über verbundene KI-Werkzeuge

Sie können Ihr Brain über die MCP-Schnittstelle mit KI-Anwendungen verbinden (etwa Claude Code oder claude.ai) und über einen persönlichen Token Inhalte teilen. Der Zugriff erfolgt dann in Ihrem Namen. Welche Daten die von Ihnen gewählte Anwendung ihrerseits verarbeitet, richtet sich nach deren Datenschutzerklärung — darauf haben wir keinen Einfluss.

4.4 Standortdaten

Sie können im Chat Ihren Standort setzen — entweder aus der Ortungsfunktion Ihres Geräts oder durch manuelle Eingabe. Der Standort wird der KI als Kontext mitgegeben und kann Notizen als Ortsbezug zugeordnet werden. Das geschieht nur auf Ihre ausdrückliche Veranlassung hin; ohne Ihr Zutun erheben wir keine Standortdaten. Zur Auflösung von Ortsangaben in Koordinaten setzen wir Google Maps ein (Abschnitt 7).

4.5 Sprachassistent Amazon Alexa

Sie können Ihr Brain mit dem Alexa-Skill „mein Brain“ per Sprache befragen und Merksätze diktieren. Das geschieht nur, wenn Sie den Skill in der Alexa-App aktivieren und mit Ihrem Konto verknüpfen; ohne diese Verknüpfung erhalten wir über Alexa keine Daten. Sie können die Verknüpfung jederzeit lösen, indem Sie den Skill in der Alexa-App deaktivieren.

• Bei Amazon: Ihr Echo-Gerät nimmt Ihre Stimme auf, Amazon wandelt sie in Text um und liest unsere Antwort vor. Diese Verarbeitung verantwortet Amazon (Amazon EU S.à r.l., Luxemburg) selbst, nach der Alexa-Datenschutzerklärung von Amazon. Wie lange Amazon Sprachaufnahmen und Texte aufbewahrt, stellen Sie in der Alexa-App ein; dort können Sie sie auch löschen.
• Bei uns kommt an: der von Amazon erkannte Text Ihrer Frage oder Ihres Merksatzes, eine Kennung Ihres Alexa-Kontos, die Kennung des Skills und der Zugangsschlüssel aus der Kontoverknüpfung. Ihre Sprachaufnahme selbst erhalten wir nicht.
• Was wir damit tun: Eine Frage beantworten wir wie im Chat aus Ihren Notizen (Abschnitt 5); die Antwort geht als Text an Amazon zurück und kann dadurch Inhalte Ihrer Notizen enthalten. Ein Merksatz wird als Notiz gespeichert.
• Protokoll: Je Anfrage protokollieren wir nur Art der Anfrage, Laufzeit und Kontokennung — Frage, Merksatz und Antwort nicht.

4.6 Protokoll- und Nutzungsdaten

• Technische Protokolle mit Zeitstempel, Kontokennung, aufgerufener Funktion, Laufzeit und Fehlermeldungen. Inhalte Ihrer Notizen und Chats werden dabei nicht protokolliert.
• Verbrauchszähler der KI-Nutzung je Konto (Anzahl und Umfang der Modellaufrufe) — Grundlage für Kostenkontrolle, Nutzungsgrenzen und Abrechnung.
• Server-Zugriffsdaten unseres Infrastrukturanbieters, einschließlich IP-Adresse, zur Abwehr von Angriffen und Störungssuche.

4.7 Infos und Updates per Mail

Wenn Sie es wünschen, schicken wir Ihnen per E-Mail Infos und Updates zu idoneo Brain und zur idoneo GmbH, etwa zu neuen Funktionen und Änderungen. Das ist freiwillig und keine Voraussetzung für die Nutzung. Sie willigen ein, indem Sie bei der Registrierung das entsprechende Häkchen setzen oder den Schalter in den Einstellungen einschalten.

• Bestätigung: Die Einwilligung wird erst wirksam, wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse bestätigen. Bei der Registrierung nennt die Bestätigungsmail Ihre Einwilligung ausdrücklich; schalten Sie den Versand später in den Einstellungen ein, erhalten Sie eine eigene Bestätigungsmail mit Link.
• Was wir speichern: ob Sie eingewilligt haben, den Zeitpunkt der Einwilligung und der Bestätigung, die Fassung des Einwilligungstexts, die IP-Adresse bei der Einwilligung und die E-Mail-Adresse, an die wir schreiben. Diese Angaben dienen als Nachweis Ihrer Einwilligung (Art. 7 Abs. 1 DSGVO).
• Versand: über Amazon Simple Email Service unseres Infrastrukturanbieters (Abschnitt 6). Ändern Sie Ihre E-Mail-Adresse, schreiben wir die neue Adresse erst an, wenn Sie dafür erneut einwilligen.
• Widerruf: jederzeit und ohne Angabe von Gründen — über den Abmeldelink in jeder dieser Mails (ohne Anmeldung) oder über den Schalter in den Einstellungen. Er wirkt sofort für künftige Mails; die Rechtmäßigkeit der bis dahin versandten Mails bleibt unberührt. Den Nachweis, dass und wann Sie widerrufen haben, bewahren wir auf, damit sichergestellt ist, dass Sie keine weiteren Mails erhalten.
• Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

5. KI-gestützte Verarbeitung

Sie interagieren mit einem KI-System. Antworten im Chat, Zusammenfassungen, Kategorievorschläge und Dublettenhinweise werden maschinell erzeugt und können fehlerhaft sein.

Damit das Brain Ihre Inhalte einordnen und Fragen dazu beantworten kann, werden die jeweils benötigten Inhalte im Klartext an das KI-Modell übergeben. Das betrifft insbesondere den Text neu aufgenommener Notizen, Auszüge der für Ihre Frage relevantesten Notizen, Ihre Chat-Nachrichten, übermittelte Standortangaben sowie Bildanhänge und Video-Transkripte. Es gibt in idoneo Brain keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung — die Verarbeitung im Klartext auf unseren Servern ist Teil der Leistung. Der Umfang wird technisch begrenzt und auf das für die jeweilige Funktion Erforderliche zugeschnitten.

Eingesetzt werden:

• Anthropic Claude über Amazon Bedrock (EU-Inferenzprofil, eu-central-1) — Chat, Zusammenfassungen, Einordnung
• Amazon Titan Text Embeddings über Amazon Bedrock — Vektordarstellungen für die semantische Suche
• Amazon Transcribe (eu-central-1) — Transkription der Tonspur hochgeladener Videos

Nach den AWS-Bedrock-Servicebedingungen werden Ihre Eingaben nicht zum Training der Modelle verwendet und nicht dauerhaft beim Modellanbieter gespeichert. Diese Zusage beruht auf dem Vertrag mit unserem Auftragsverarbeiter, nicht auf einer von uns technisch erzwingbaren Sperre.

6. Eingesetzte Dienstleister

Wir setzen folgende Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein:

Mit AWS, Google und Stripe bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO: für AWS das AWS GDPR Data Processing Addendum, für Google das Google Cloud Data Processing Addendum, für Stripe das Stripe DPA. Für deren Übermittlungen in die USA gelten die EU-Standardvertragsklauseln und, soweit die Empfänger zertifiziert sind, das EU-US Data Privacy Framework.

Empfänger auf Grundlage Ihrer Einwilligung: Melden Sie eine KI-Antwort und willigen dabei ein, werten wir die Meldung auch mit dem KI-Assistenten Claude von Anthropic PBC (USA) aus (Abschnitte 7 und 11). Anthropic ist dabei kein Auftragsverarbeiter aus der Tabelle oben; die Übermittlung stützt sich allein auf Ihre ausdrückliche Einwilligung beim Melden.

Für Telemetrie, Reichweitenmessung oder Werbung setzen wir keine Dienstleister ein.

7. Verarbeitung außerhalb der EU

Ihre Notizen, Chats, Dateien und Sicherungen bleiben in der EU — mit einer Ausnahme, die nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung greift: einer KI-Antwort, die Sie gemeldet haben (unten). Zwei weitere Funktionen übermitteln begrenzte Daten in die USA — wir benennen alle hier ausdrücklich, damit Sie sie einordnen können:

• Websuche im Chat: Bittet die KI während einer Antwort um eine Websuche, geht der Suchbegriff an einen AWS-Dienst in der Region us-east-1. Bewusst nicht mitgesendet werden Ihre Kontokennung, Ihre Sitzungskennung, Ihr Standort und Ihre Notizinhalte. Der Suchbegriff selbst kann jedoch Angaben enthalten, die Sie in Ihrer Frage gemacht haben.
• Ortsauflösung: Enthält eine Notiz oder Chat-Nachricht eine Ortsangabe, wird diese Angabe an Google Maps übermittelt, um Koordinaten zu erhalten. Übermittelt wird nur die Ortsangabe, nicht der übrige Inhalt.

Grundlage beider Übermittlungen sind die EU-Standardvertragsklauseln der jeweiligen Anbieter. Ein Schutzniveau, das dem europäischen vollständig entspricht, kann für Übermittlungen in die USA nicht garantiert werden; insbesondere sind behördliche Zugriffe nach US-Recht nicht auszuschließen.

Gemeldete KI-Antworten (Abschnitt 11): Melden Sie eine Antwort der KI und willigen dabei ein, werten wir die Meldung auch mit dem KI-Assistenten Claude von Anthropic PBC (USA) aus. Dabei gelangen die Inhalte der Meldung — Chat-Verlauf, gemeldete Antwort, verwendete Notizen, technische Spurdaten und gegebenenfalls der Prompt eines eigenen Agenten — an Anthropic in die USA. Grundlage dieser Übermittlung ist Ihre ausdrückliche Einwilligung (Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO); der oben beschriebene Hinweis zum Schutzniveau in den USA gilt auch hier. Ohne Meldung und Einwilligung findet diese Übermittlung nicht statt.

Nutzen Sie den Alexa-Skill (Abschnitt 4.5), gehen Ihre Frage und unsere Antwort zusätzlich an Amazon. Ob Amazon diese Daten auch außerhalb der EU verarbeitet, regelt die Alexa-Datenschutzerklärung von Amazon; darauf haben wir keinen Einfluss.

8. Auftragsverarbeitung bei beruflicher Nutzung

Speichern Sie im Rahmen Ihrer beruflichen Tätigkeit personenbezogene Daten Dritter in Ihrem Brain, verarbeiten wir diese ausschließlich weisungsgebunden für Sie. Wir stellen Ihnen dafür einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO zur Verfügung; die Liste der Unterauftragsverarbeiter entspricht der Tabelle in Abschnitt 6. Die Analyse gemeldeter KI-Antworten durch Anthropic gehört nicht dazu: Sie findet nur statt, wenn Sie selbst eine Antwort melden und dabei einwilligen. Anforderung formlos an info@idoneo.de.

9. Datensicherheit

• Eigener Schlüssel je Konto: Ihre Inhalte werden mit einem Schlüssel verschlüsselt, der ausschließlich Ihrem Konto zugeordnet ist (AWS KMS). Der Schlüssel ist kryptografisch an Ihre Kontokennung gebunden, sodass er für Daten anderer Konten nicht verwendbar ist.
• Verschlüsselung im Ruhezustand: Volltexte und Dateien liegen mit AES-256 verschlüsselt im Objektspeicher, sensible Datenbankfelder zusätzlich feldweise verschlüsselt.
• Verschlüsselte Übertragung: ausschließlich HTTPS/TLS, mit HSTS erzwungen.
• Trennung der Konten: Jede Anfrage wird auf das aufgelöste Konto eingegrenzt; bei Mehrdeutigkeit wird sie abgewiesen statt geraten.
• Kein allgemeiner Mitarbeiterzugriff: Es gibt keinen Verwaltungszugang, der fremde Inhalte im Klartext lesen kann. Für Supportfälle existiert ausschließlich ein befristeter, jederzeit widerrufbarer und protokollierter Sonderzugriff, der eine gesonderte Freigabe voraussetzt.
• Wiederherstellbarkeit: Point-in-Time-Recovery der Datenbank und tägliche Sicherungen mit 35 Tagen Aufbewahrung.
• Überwachung: automatische Alarme bei Veränderungen an Schlüsselrechten, fehlgeschlagenen Sicherungen und Verarbeitungsfehlern.

10. Speicherdauer und Löschung

Nicht betroffen von der Löschung einer Chat-Sitzung sind Notizen — sie haben ihren eigenen Papierkorb und laufen nicht mit — sowie Dokumente, die Sie ausdrücklich im Brain behalten haben; beide bestehen unabhängig von der Chat-Sitzung fort, aus der sie stammen.

Löschung des gesamten Kontos: Dabei wird der Ihrem Konto zugeordnete Schlüssel zur Vernichtung vorgemerkt und nach Ablauf einer Sicherheitsfrist von 30 Tagen unwiderruflich gelöscht. Danach sind Ihre Inhalte auch in den noch vorhandenen Sicherungen nicht mehr entschlüsselbar. Diese Wirkung erstreckt sich nicht auf Rechnungsbelege, die wir gesetzlich aufbewahren müssen.

11. Gemeldete KI-Antworten

Melden Sie im Chat eine Antwort der KI als falsch, nicht gespeichert, nicht verstanden, in Form oder Ton unpassend oder aus einem anderen Grund, übermitteln wir dafür den Chat-Verlauf bis zur gemeldeten Antwort, die gemeldete Antwort selbst, die Notizen, die die KI für diese Antwort verwendet hat, technische Spurdaten (Suchanfrage, Werkzeugaufrufe und deren Ergebnisse), gegebenenfalls den Prompt eines eigenen Agenten sowie die von Ihnen gewählte Kategorie und einen optionalen Freitext.

Zweck: Fehleranalyse und Verbesserung der KI. Für die Analyse setzen wir auch den KI-Assistenten Claude von Anthropic ein.

Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie beim Melden ausdrücklich abgeben; für die Übermittlung an Anthropic in die USA Ihre ausdrückliche Einwilligung nach Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO (Abschnitt 7).

Speicherdauer: höchstens 30 Tage; wir löschen die Meldung bereits früher, sobald die Analyse abgeschlossen ist. Danach bleibt ausschließlich ein anonymisierter, erfundener Testfall ohne Ihre Inhalte zurück. Löschen Sie den Chat, aus dem die Meldung stammt, bleibt die Meldung selbst davon unberührt bestehen, bis diese Frist abgelaufen ist.

Widerruf: Sie können eine Meldung jederzeit unter Einstellungen → Gemeldete Antworten zurückziehen. Der Widerruf beendet die weitere Verwendung und löscht die Meldung sofort; lokale Arbeitskopien beim Betreiber werden beim nächsten Abruf automatisch gelöscht. Was im Rahmen einer bereits erfolgten Analyse an Anthropic übermittelt wurde, lässt sich nicht zurückholen — der Widerruf wirkt für die Zukunft.

Empfänger: der Betreiber und, zur Analyse, Anthropic PBC (USA) mit dem KI-Assistenten Claude. Die Meldung selbst liegt, wie Ihre übrigen Daten, bei unserer Infrastruktur in AWS Frankfurt.

12. Cookies und lokale Speicherung

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Speicherung: Anmeldedaten (Sitzungs- und Erneuerungstoken von Amazon Cognito) sowie einzelne Oberflächeneinstellungen wie das gewählte Farbschema. Diese Daten liegen in Ihrem Browser und sind für den Betrieb erforderlich; eine Einwilligung ist dafür nach § 25 Abs. 2 TDDDG nicht erforderlich.

Wir setzen keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Cookies ein und binden keine Werbenetzwerke oder Reichweitenmessdienste ein.

13. Ihre Rechte

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) — Sie können Ihr vollständiges Brain jederzeit selbst als offene Markdown-Dateien exportieren
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO) gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft

Wenden Sie sich dafür an info@idoneo.de. Wir antworten innerhalb eines Monats.

14. Beschwerderecht

Sie können sich jederzeit bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich der Dienst oder die Rechtslage ändert. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie auf dieser Seite; über wesentliche Änderungen informieren wir Sie per E-Mail oder Systemnachricht. Die eingesetzte Software beruht teilweise auf quelloffenen Komponenten — eine Übersicht finden Sie unter Open-Source-Lizenzen.

Stand: 2. Oktober 2026